• Cássio Mori

Como fazer um bom atendimento para pais que procuram a escola?

Como fazer um bom atendimento para os pais que visitam sua escola pela primeira vez? Se seu objetivo é aumentar a taxa de sucesso nos atendimentos, transformando interessados em matriculados, este artigo é para você!


De um modo bem simples, vamos apresentar um passo a passo para que sirva de sumário, para a criação do roteiro personalizado de sua escola. É claro que muitos itens que apresentaremos no texto a seguir precisam ser adaptados para a sua escola. O que queremos é que sirva de base para a avaliação do atendimento atual de sua escola ou que sirva de inspiração para uma transformação.


Como fazer uma boa apresentação: encantando os pais

Como fazer uma boa apresentação, de forma eficiente, aos pais? A resposta a essa pergunta vem sendo buscada por milhares de escolas, e ninguém encontra a resposta exata, mas muitos chegam bem perto. O interessante é que, mesmo chegando bem perto em um determinado período de tempo, ela precisa ser renovada a cada momento, para continuar sendo relevante...


A base de um bom atendimento é fazer uma apresentação empolgante, rica em detalhes (mas sem “encher linguiça”), com clareza de informações, em um local adequado e confortável, realizado por um profissional preparado e com experiência. Como os pais não têm o dia todo para conhecerem a escola, tudo tem que ser bem planejado e organizado.


Basicamente, são quatro áreas que precisam ser apresentadas:


● a proposta pedagógica da escola;

● os diferenciais em relação aos principais concorrentes;

● o ambiente educacional (estrutura física e dia a dia dos alunos);

● os aspectos administrativos e financeiros.


Obviamente, um planejamento com relação a cada uma dessas áreas deve ser desenvolvido. Mas não basta ter tudo planejado, preparado e com o discurso na ponta da língua: a conduta acolhedora e o relacionamento construído durante o atendimento tornam a apresentação única e singular, o que faz muita diferença.


Me veio à mente algo um pouco inusitado... Esses tempos atrás, eu estava zapeando na TV e parei no canal Food Network. Uma mulher (Luiza Hoffmann) estava explicando uma receita de um crumble de abóbora sem aveia. Bom, eu odeio cozinhar e nem sei o que é crumble, mas fiquei assistindo o programa até o final. Sabe por quê? Porque a paixão com que ela apresentava, as histórias de sua avó, o brilho nos seus olhos ao explicar como seria bacana fazer um crumble me encantaram... Acabou o programa e eu queria mais! Queria fazer um crumble!!!


Um atendimento tem que ser assim: mostrar paixão, ter boas histórias e brilho nos olhos. Se assim não for, o atendimento não passará de palavras informativas sem coração.


Passo a passo: como fazer uma boa apresentação aos pais

Quando tratamos o atendimento com descaso, sem planejamento ou repetindo discursos prontos, começamos a nos tornar invisíveis no mercado. Não conseguimos impactar mais as pessoas que, por sua vez, dizem nada para outras pessoas e cada vez menos pessoas procuram a nossa escola...


E ninguém quer isso, certo? É hora de iniciar os trabalhos!


Planejando a apresentação

A partir da metodologia adotada pela sua escola, defina a ordem em que os assuntos serão abordados no atendimento, por exemplo:


● proposta pedagógica;

● relação professor/aluno;

● parceria família/escola;

● desenvolvimento da aprendizagem;

● rotina do dia a dia;

● atividades complementares;

● atividades extra-classe.


No entanto, não se limite apenas a esses dados, pois a sequência e sua composição variam de escola para escola. O importante é ser verdadeiro e, principalmente, parecer verdadeiro para a pessoa que está escutando a sua apresentação.


Mas como assim “parecer verdadeiro”? Sim! Quando pensamos em um atendimento, não podemos organizar o discurso pensando somente em nós. Temos que enxergar a conversa pelos olhos de quem escuta, lembrando que muitas vivências e experiências que você tem, não necessariamente a pessoa com quem você fala terá. A sua verdade precisa se tornar a verdade de quem escuta, por isso o “parecer verdadeiro”.


Passo 2: Desenvolver os assuntos

Depois que a pauta dos assuntos foi definida, eles precisam ser desenvolvidos com mais profundidade. Inclua exemplos, histórias, mostre materiais desenvolvidos por alunos, fotos, vídeos, enfim, tudo que puder ilustrar e dar autoridade para aquilo que está falando. Veja, a seguir, um exemplo.


Assunto: rotina do dia a dia

● Normas da escola: focar na segurança, uniforme, tratamento ao bullying, repeito aos professores. Contar um caso que poderia se transformar em bullying que foi resolvido proativamente pela escola.

● Material escolar: material de uso em sala de aula e material para uso em casa, organização e utilização do material. Mostrar o material e como o aluno usa o material.

● Sistema de avaliação: porque avaliamos assim, qual o intuito da avaliação, como é o acompanhamento do aluno após as avaliações. Mostrar um boletim e um exemplo de ficha de acompanhamento.

● Horários das aulas e intervalos, laboratórios, plantões de dúvidas. Mostrar vídeo dos alunos interagindo nos ambientes escolares.


O exemplo acima está bem resumido - a exploração dos assuntos pode ser mais ampla e contundente. Tenho certeza de que os talentos de sua escola poderão ajudar nessa tarefa!


Dica extra: Planeje um período de atendimento até 1 hora, motivando a participação e o feedback dos pais.


Passo 3: Ambiente

Recepcionar os pais em um ambiente adequado e cuidado transmite a ideia de que seus filhos também serão tratados da mesma maneira. Por essa razão, além da manutenção geral da escola estar ótima (um local limpo, arejado (ou climatizado) e iluminado), é necessário que os pais sejam recepcionados em um ambiente aconchegante.


Ofereça uma água e um café e seja, acima de tudo, acolhedor.


No local do atendimento, devem estar todos os materiais que serão usados na conversa. Não há nada mais desagradável do que aquela história do “Só um minutinho que vou buscar o material ali na secretaria.”


A organização do local é tão importante quanto a organização do discurso. Uma sala cheia de papéis espalhados, “postit” colados na base do monitor, caixas de material pelo chão... não são nada agradáveis e podem dispersar a atenção dos pais.


A comunicação visual na sala também é relevante. Acho muito bacana a sala ter quadros com fotos de alunos, de atividades ou um quadro com o propósito da escola. Fica a dica... ;-)


Agora, um problema grave: telefones e celulares! Um bom atendimento é quando você está 120% dedicado a ele. Um telefone que toca pode estragar um momento importante do seu discurso e atrapalhar o raciocínio dos pais. No atendimento, nenhum telefone deve tocar e nem exibir notificações. A não ser, é claro, que seja do pai ou da mãe.


Apresentando a estrutura da escola

Depois do atendimento, chegou a hora de apresentar a estrutura da escola.


Algumas escolas diferenciam a pessoa que fez o atendimento e a pessoa responsável por apresentar a estrutura da escola. Essa não é, definitivamente, uma boa ideia. O passeio guiado pela estrutura da escola é uma continuidade da conversa anterior. Nesse momento, você já percebeu o que os pais mais valorizaram em sua apresentação, quais são suas dores, seus medos e suas expectativas. Durante a apresentação da estrutura, há a oportunidade de você ressaltar os pontos que percebeu que são mais relevantes para os pais. Outra pessoa não teria esses insights!


Em outro post, falamos muito de como apresentar a escola (caso não tenha lido, aproveite o embalo!), mas vale ressaltar um ponto: nunca apresente a estrutura física sem contextualizar o que a escola e os alunos fazem em cada ambiente. Dê exemplos, mostre que aquelas paredes, portas e janelas têm vida, têm transformação, têm sonhos e realizações.


Valorize o papel da família no desenvolvimento da criança.

Todos os pais têm um sentimento de posse em relação aos filhos. Eles desejam ser para o filho o exemplo, o mentos, o bam bam bam, o super herói e, muitas vezes, o educador também!


Por isso, ao final da visita, depois de ter construído o início de um relacionamento, valorize a participação da família no processo educacional da criança, insista na parceria família/escola, mostre que será um trabalho em conjunto e que os sonhos dos pais para seus filhos também são os sonhos da escola para seus alunos.


Todos esses passos devem ser sempre acompanhados de empatia e de capacidade de escuta. Inclusive, há pais que vão visitar a escola e já estão decididos a matricular seus filhos por terem referências de outras pessoas. Nesse caso, eles querem falar dos seus próprios filhos e não querem tanto escutar sobre a escola... Tente identificar isso rapidamente e transforme-se, imediatamente, em um ótimo ouvinte!


Por fim, após os pais terem saído da escola, envie uma mensagem de texto ou um e-mail, agradecendo a visita e a oportunidade que teve de compartilhar com eles assuntos tão relevantes. Convide para uma próxima visita!


E, você, está convidado para continuar lendo nossos artigos! Trazemos sempre novidades do mundo educacional.




Cássio Mori é palestrante, especialista em gestão e marketing educacional, com 26 anos de experiência como professor do Ensino Médio e Cursos Pré-Vestibulares. Mantenedor de escolas e diretor da agência EMME. Formado em Engenharia Mecânica pela USP. Apaixonado por educação, gestão e marketing.

www.cassiomori.com.br

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